Guide – dossier de validation et soutenance

Principe du jury

Le passage en soutenance est un moment fort de l’apprentissage à l’IPI. Très orienté professionnalisation, l’IPI a depuis toujours mis un axe fort sur la validation de compétences opérationnelles en entreprise.

Dans la philosophie de l’IPI, la formation concourt à l’acquisition de savoirs et de savoir-faire, mais c’est réellement dans un contexte professionnel que la compétence (alliance de savoir, savoir faire, savoir être et savoir agir dans une situation donnée) s’exerce et se démontre.

Le principe du passage de Titre devant le jury est donc le suivant :

• Rédaction d’un dossier de validation. Ce dossier qui répond à un cahier des charges précis (cf la partie dédiée à ce sujet du présent guide), concourt à démontrer vos compétences, selon le référentiel du Titre. Vous le remettez au moins 10 jours calendaires avant la date de soutenance (délai impératif, cf règlement pédagogique). Nous envoyons les mémoires au jury une semaine avant la soutenance.

• Passage devant un jury de professionnels en soutenance orale le matin de la date de “Jury local”.

• Les jurys sont composés de 2 ou 3 professionnels du secteur IT, qui ne connaissent pas le candidat. Cette composition répond à un cahier des charges strict, dont l’IPI est garant. Un membre de l’équipe pédagogique est en général associé au jury de professionnels, non pas pour évaluer l’apprenant mais pour animer le jury, être garant du respect du process, de la formalisation des compte rendus, du respect du temps imparti.

Une semaine avant votre passage, vous recevrez une convocation vous précisant la date, l’heure et la salle de votre soutenance. Celle-ci se déroule obligatoirement le matin à heure précise. Votre présentation orale sera appuyée d’un support écrit (type PowerPoint). Durant le temps qui vous est imparti (cela dépend du Titre présenté, cf. la partie du présent guide traitant de la soutenance), le jury n’est pas en droit de vous interrompre. Ce n’est qu’une fois que vous aurez terminé, qu’il s’en suivra la phase de questions/réponses. Puis, vous sortirez de la salle et le jury prendra quelques instants pour une première phase de délibération. Ils échangeront sur la qualité de la présentation écrite et orale (dossier de validation + présentation orale). Ensuite, ils passeront en revue chaque bloc de compétences lié au Titre visé et ils appliqueront les acquisitions par un NA, un A ou un M au regard des éléments présentés.

L’après-midi est un temps dédié aux délibérations où l’ensemble des jurys du matin se réunit.

Pour chaque apprenant, le jury se positionne sur chacun des blocs de compétences du Titre en analysant :

• • Les retours du jury du matin sur le périmètre dossier de validation / soutenance
  • L’avis du tuteur (la fiche évaluation est projetée, le tuteur, si il est présent prend la parole pendant quelques minutes)
  • Les résultats en formation et absences, qui peuvent influencer.

Le jury peut proposer :

• • une validation totale du Titre avec félicitations du jury,
  • une validation totale du Titre,
  • une validation partielle (un ou plusieurs blocs de compétences ne sont pas acquis). Le jury doit, en ce cas, préciser pour quelles raisons et s’accorder sur les modalités pour que l’apprenant puisse repasser le ou les blocs manquants,
  • un refus de validation (aucun bloc de compétences n’est validé).

En fin d’après-midi, les apprenants sont convoqués devant le jury qui les a vu soutenir le matin-même et recevront, à titre individuel, la décision du jury local.

Commission Nationale :

Plusieurs semaines après votre passage en soutenance, la Commission Nationale de Paris reprend les éléments fournis par le jury local et contrôle le respect des règles et la cohérence de la décision du jury local au regard des éléments fournis.

Cependant Attention ! La Commission Nationale peut parfois donner un avis différent de celui du jury local. Citons par exemple : des félicitations refusées en raison d’un trop grand nombre d’absences injustifiées.

Il est rare que l’avis de la Commissions Nationale soit fondamentalement opposé à celui du jury local mais il est arrivé, par le passé, qu’elle refuse une validation totale du Titre au motif que le dossier de validation soit jugé de qualité trop médiocre, ou bien que la fiche d’évaluation tuteur remette en cause l’acquisition de trop nombreuses compétences.

Enfin, la Commission Nationale vient entériner l’obtention du Titre.

Guide pour la rédaction de votre dossier de validation (appelé aussi “mémoire”)

Vous finaliserez votre certification professionnelle lors de la soutenance d’un mémoire devant un jury de professionnels.

Le jury attend de vous que vous lui prouviez que vous avez compris le métier, que vous êtes un professionnel. C’est à travers le double exercice du dossier de validation et de la soutenance que vous devez lui démontrer que vous avez atteint les objectifs fixés. Vous devez le prouver par écrit, c’est le dossier de validation. Le prouver par oral, c’est la soutenance. Ce document vous accompagnera sur la partie écrite.

Objectif du dossier de validation

Il est construit en fonction des activités et tâches effectuées en entreprise, des attendus de votre projet professionnel et de la ou des certifications visées. Le terme de « mémoire » n’est pas sans importance. Vous devez raconter et illustrer votre expérience professionnelle au travers des différentes activités effectuées en entreprise, voire en y intégrant des compétences acquises dans d’autres expériences professionnelles. Enumérer ces activités et tâches diverses aura le mérite de montrer l’étendue de vos compétences et vos capacités d’exécuter, construire, maintenir, conseiller, adapter, planifier en fonction des diverses situations rencontrées. Chacune d’entre elles doit être détaillée, analysée de telle sorte qu’elle ne laisse aucun doute sur vos connaissances et capacités.

Structure type d’un dossier de validation

Page de garde format PDF

Mise en page conseillée :

Le nombre de page conseillé hors annexes :

Comment démontrer une compétence

Être compétent dans un domaine signifie être capable d’évaluer et d’agir avec compétence. Vous devrez démontrer, que vous êtes apte à effectuer certains actes de la fonction et du domaine ciblés de votre Titre.

Il faut penser que les membres du jury ont toujours en tête les blocs de compétences à valider lors de la lecture de votre mémoire et vont se positionner en tant que recruteur afin de pouvoir vous évaluer en tant que professionnel.

Afin de démontrer aux membres du jury que vous avez bien acquis ces compétences à travers votre mémoire d’étude, vous devrez effectuer le récit de vos expériences. Elles pourraient se traduire par la démonstration écrite de votre savoir faire (savoir s’organiser, travailler en équipe, réaliser des missions techniques, …), mais aussi de votre savoir être (savoir écouter, communiquer, avoir une posture professionnelle en fonction du niveau ciblé, …)

Exemples d’erreurs type

• Trop rédiger : penser à mettre des schémas ou des éléments visuels
• Ne pas relire ou faire relire : les fautes d’orthographes sont la principale cause des rattrapages écrits
• Ne pas envoyer son mémoire à son tuteur pour relecture ou validation des données. Ce qui amène au point suivant
• Attention à la confidentialité : vous pouvez et devez anonymiser ou flouter les données sensibles telles que les adresses IP de votre entreprise par exemple
• Faire un cours au lieu d’une explication professionnelle de process. Il ne s’agit pas par exemple d’enchainer les copies d’écran étape par étape, en passant pas les étapes de base. Mais d’expliquer comment vous vous y êtes pris (une liste des étapes, en mettant en exergue votre méthode, vos difficultés et comment vous les avez surmontés, éventuellement les erreurs que vous avez commises et que vous ne referiez pas ou votre retour d’expérience…
• Attention au « Je » : il faut bien dire « je » lorsque vous avez réalisé une mission sinon les membres du jury pourraient penser que vous n’avez rien réalisé. Méfiez vous du “nous” ou du “on”. Ces formules sont certes valorisées en entreprise car cela met en avant la dimension collaborative du travail, mais sont à proscrire dans le dossier de validation et la soutenance car le jury qui doit comprendre exactement ce que vous avez fait, seul ou avec de l’aide, ce que vos collègues ont fait etc car c’est vous qui êtes évalué, pas votre équipe. Soyez simplement transparent quand vous avez été aidé.
• Ne pas prendre assez de recul (point très important à partir du bac +3) : dans votre mission vous devez être force de proposition
• Ne pas enregistrer le mémoire sur plusieurs plateformes différentes tel que vos mails, Clé USB, ou PC par exemple. Pour un informaticien, il n’est pas excusé d’avoir perdu son mémoire à quelques jours voire quelques heures de la date de rendu. Et pourtant cela arrive presque chaque année….

FAQ

Q : Que puis-je faire si mon projet ne couvre pas tous les blocs de compétences ?

R : Vous pouvez mettre en avant vos missions non comprises dans votre projet. Vous pouvez aussi présenter votre projet d’étude pour valider les blocs de compétences du Titre. Enfin à la marge vous pouvez piocher dans des compétences personnelles (expériences passées, activité extra professionnelles). Essayez de couvrir au maximum. En cas de réel doute, rapprochez vous de l’équipe pédagogique.

Q : Quelle est l’importance de la matrice de compétences ?

R : Elle à surtout pour rôle de faire un récapitulatif de tous ce qui vous permettrait de valider vos blocs de compétences. Mais elle a aussi le rôle primordial de vous servir de point de vérification de la validation totale de vos blocs de compétences. Si un bloc n’est pas présenté, vous le remarquerez grâce à cette matrice. Les lecteurs de votre mémoire pourront aussi se servir de cette matrice comme « check point ».

Q : Que se passe t’il si je me rends compte de certaines erreurs après la date de rendu de mon mémoire ?

R : Vous pouvez nous envoyer la correction que nous transfèrerons aux membres du jury, cependant ils auront le choix de lire ou non cette correction. Vous pouvez aussi les présenter aux membres du jury lors de l’oral.

La soutenance

Déroulé de la soutenance et timing

Votre soutenance se déroulera en deux temps :

• Votre présentation :

A l’aide d’un document PowerPoint, vous allez dérouler votre mémoire et prouver aux jurys, qu’au travers de vos missions, vous validez les blocs de compétences du Titre que vous présentez.

Commencez votre présentation en saluant le jury et en vous présentant.

Exemple : Bonjour à toutes et tous, merci pour votre présence. Je m’appelle … et je vais vous présenter mon mémoire…

Ensuite, présentez votre plan que vous déroulerez pendant votre présentation.

Faites une conclusion sur les difficultés rencontrées, ce que ce projet ou ces stages/alternances vous ont apporté. Vous pouvez finir en invitant le jury à vous questionner et en le remerciant à nouveau de vous avoir écouté.

• Temps de questions réponses :

Après votre présentation, pendant environ une quinzaine de minutes (+/-), le jury aura un temps d’échange avec vous afin de vous questionner. Cela peut être au sujet d’une incompréhension lors de votre présentation, d’un approfondissement sur un point présenté, d’une question sur votre mémoire, sur votre parcours, votre futur, …

Quelques conseils

 Une présentation devant un jury, se prépare. Il faut répéter un bon nombre de fois afin d’éviter un maximum les mauvaises surprises le jour J.

• Votre tenue vestimentaire :

Privilégiez une tenue dans laquelle vous vous sentez bien sans qu’elle ne soit trop décontractée. Visez l’élégance tout en restant sobre.

• Votre vocabulaire :

Utilisez des mots simples. Pas la peine d’inonder le jury avec du vocabulaire technique : soit ce sont des professionnels du métier et ils savent de quoi vous parlez. Soit ce sont des professionnels RH ou autres et dans ce cas, vous allez les perdre.

Si vous utilisez des mots techniques, essayez de simplifier au maximum leur définition mais ne vous attardez pas dessus.

Attention aux tics de langage : « euh… », « et puis… », « en fait… » «un petit» …

Evitez tant que possible d’hésiter ou de douter de vos propos. Renoncez à ces mots : « je crois que », « je pense que », …

Attention aux mots familiers.

Utilisez le « je » : pas de « on a fait… », « on a installé… », … Non ! C’est votre soutenance, il faut vous mettre en avant.

• Votre gestuelle :

Regardez le jury dans les yeux lorsque vous vous adressez à eux. Ne regardez pas vos pieds ou dehors lorsque vous parlez.

Si vous êtes à distance, ne vous balancez pas sur votre chaise, restez droit.

Soyez dynamique, montrez que vous en voulez. Le jury a envie de voir une belle présentation réalisée par un candidat enthousiaste, au visage détendu. A la fin, ils doivent se dire « je veux travailler avec cette personne » ou « je l’embauche ! »

• La gestion du temps :

Structurez vos parties et estimez le temps accordé à chacune d’entre elles pour avoir une vision globale. Votre introduction (détail du plan, présentation de l’entreprise, organigramme, …) ne doit pas dépasser 2-3 minutes.

Ayez à portée de main un chronomètre afin de gérer votre temps.

• Votre présentation :

Essayez tant que possible de ne pas lire vos notes. Pour cela, ne rédigez pas de phrases que vous pourriez réciter telles une poésie mais plutôt des mots clés.

Attention également à ne pas lire votre PowerPoint : celui-ci est un support visuel pour le jury. Il doit appuyer vos dires, pas l’inverse !

Enfin, attention à l’orthographe : relisez-vous et faites-le relire. A force de travailler dessus, il y a des choses que vous ne verrez plus.

• Préparation technique :

Afin d’éviter tout désagrément technique et tout stress inutile, soyez sûr de votre matériel et de votre présentation.

Pour une soutenance à distance :

• Se familiariser avec les outils, Teams, PowerPoint, (comment partager son diaporama par exemple)
• Avoir une caméra et un micro qui fonctionnent
• Avoir un fond d’écran neutre (fond blanc, flouté, évitez le lit défait derrière-vous…)
• Avoir un environnement calme (coupez la sonnerie de votre téléphone, assurez-vous de ne pas être dérangé, de n’avoir personne qui passe dans le champ … )

Pour une soutenance en présentiel, renseignez-vous sur le matériel en salle et si vous en avez la possibilité, testez-le !

Espérant que ces conseils vous seront utiles, toute l’équipe IPI vous souhaite une bonne préparation de soutenance ! Et au besoin, sollicitez nous.